1. Zakres zastosowania.
Ogólne Warunki Certyfikacji Systemów Zarządzania (zwane dalej: OWCSZ) mają zastosowanie do wszystkich usług certyfikacyjnych świadczonych przez QS ZURICH dla Klienta. OWCSZ są integralną częścią umowy z Klientem. Umowa jest wiążąca dla obu stron, w tym dla wszystkich wymienionych stron.
2. Czas obowiązywania umowy.
Umowa obowiązuje przez okres 3 lat, licząc od dnia zakończenia auditu certyfikującego. Po tym okresie umowa wygasa albo jest przedłużana w trybie ponownej certyfikacji (recertyfikacji).
3. Rozwiązanie umowy.
W toku obowiązywania umowy, każda strona ma prawo ją wypowiedzieć z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia. Każdy certyfikat QS ZURICH pozostaje ważny tylko w toku jednoczesnego obowiązywania umowy Klienta z QS ZURICH. Zobowiązanie klienta do poniesienia wynikających z umowy płatności na rzecz QS ZURICH jest niezależne od ewentualnego rozwiązania umowy. Umowa jest uznana za zakończoną w przypadku upadłości Klienta albo innej formy likwidacji jego działalności.
4. Ważność certyfikatu.
Certyfikacja QS pozostaje aktywna w okresie obowiązywania umowy. W przypadku rozwiązania umowy, certyfikat przestaje obowiązywać. Od tej chwili, Klient nie jest już upoważniony do powoływania się na certyfikat QS ZURICH, ani do używania logotypów związanych z certyfikacją.
5. Zmiany umowy.
Jeżeli w okresie obowiązywania certyfikatu instytucja, która akredytuje QS ZURICH wprowadzi zmiany skutkujące odnośnie warunków certyfikacji, QS ZURICH zobowiązany będzie do modyfikacji swoich wymagań względem Klienta.
Jeżeli zachodzą ewidentne nieprawidłowości w użytkowaniu certyfikatu przez Klienta, QS ZURICH jest upoważniona do przeprowadzenia stosownej ponownej weryfikacji.
6. Zobowiązania stron.
6.1 Zobowiązania QS ZURICH.
· Świadczenie usługi certyfikacji w sposób odpowiadający mającym zastosowanie normom i dyrektywom, zwłaszcza odnośnie warunków akredytacji, wytycznych EA oraz przekazywania Klientowi stosownych informacji.
· Przekazywanie Klientowi informacji o zmianach w warunkach certyfikacji i normach oraz do informowania o zasadach dokonywania zmian.
· Zapewnienie realizacji celów Klienta poprzez zapewnienie kompetentnych auditorów. Klient ma prawo do oceny kwalifikacji auditora i w uzasadnionych przypadkach może uznać je za nieadekwatne.
· Przeprowadzanie oceny w sposób obiektywny i uczciwy oraz do przekazywania klientowi stosownej informacji.
6.2 Zobowiązania Klienta.
· W związku z umową odnośnie certyfikacji Klient nie może przedstawiać QS ZURICH wymagań odnośnie jej skutecznego przebiegu.
· Wskazanie QS ZURICH osoby reprezentującej podmiot oraz osobę odpowiedzialnej za certyfikowany system zarządzania.
· Spełnianie wymagań wskazanych przez QS, związanych z wymaganiami norm, które regulują daną certyfikację.
· Niezwłoczne informowanie w trybie pisemnym o wszystkich zmianach osób odpowiedzialnych oraz istotnych zmianach organizacyjnych, zmianach przedmiotu działalności, produktów, liczby osób zatrudnionych.
· Udostępniać potrzebne dokumenty oraz informacje, jak również dostęp do lokalizacji.
· W przypadku wpłynięcia skargi na certyfikowany system zarządzania Klienta, Klient jest zobowiązany do zarejestrowania takiej skargi, wprowadzenia adekwatnych działań doskonalących oraz przekazania QS ZURICH adekwatnej informacji.
· Akceptacji obecności na audicie obserwatorów ze strony QS ZURICH (auditorów z instytucji akredytującej albo auditorów szkolonych).
· W przypadku certyfikacji systemu BHP Klient jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia na piśmie o wszelkich wypadkach lub naruszeniu obowiązujących regulacji prawnych i innych powodującym zaangażowanie odpowiedniego organu nadzorującego.
· W przypadku złożenia zażalenia odnośnie system zarządzania jakością wobec kierownictwa organizacji, organizacja jest zobowiązana do odnotowania zażalenia, wprowadzenia działań korygujących i poinformowania biura certyfikującego.
· Po uprzednim poinformowaniu Klienta QS ma możliwość przeprowadzenia auditu w obecności obserwatora lub auditora szkolącego się.
· Kierownictwo wyraża zgodę na publikację wydanych certyfikatów w publicznych rejestrach. Jeżeli dane zawarte w umowie mają być udostępnione stronie trzeciej, kierownictwo zostanie uprzednio poinformowane.
· Organ akredytacyjny posiada prawo do dostępu do danych ujętych z zawartej umowie, łącznie z dokumentacją auditową.
7. Niezgodności.
W przypadku stwierdzenia dużych niezgodności certyfikacja nie jest możliwa. Maksymalny czas na usunięcie niezgodności to 90 dni; w przeciwnym wypadku niezbędne jest przeprowadzenie ponownego auditu.
Duże niezgodności stwierdzone podczas auditu przeglądowego powodują zawieszenie certyfikatu. Maksymalny czas na ich usunięcie to 3 miesiące; jeżeli w tym czasie nie zostaną usunięte to certyfikat zostanie wycofany.
Małe niezgodności stwierdzone podczas certyfikacji albo auditu przeglądowego muzą zostać usunięte do czasu kolejnego auditu przeglądowego. Jeżeli tak się nie stanie, zostaną one uznane za duża niezgodność, co prowadzić będzie do zawieszenia certyfikatu. Maksymalny czas na ich usunięcie wynosić będzie 3 miesiące; jeżeli w tym czasie nie zostaną usunięte to certyfikat zostanie wycofany
8. Ceny.
QS ZURICH jest upoważniony do okresowej zmiany cennika swoich usług, jednakże ceny określone w umowie z Klientem nie podlegają jednostronnym modyfikacjom.
9. Poufność/ochrona danych.
QS ZURICH jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji przekazanych przez Klienta w związku z certyfikacją oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celu prawidłowej realizacji umowy z Klientem i przeprowadzenia certyfikacji. Dane osobowe traktowane są jako ściśle poufne i nie mogą być przekazywane lub sprzedawane stronom trzecim. Wyjątek stanowią prawne zobowiązania wobec organów władzy. Klient akceptuje przesyłanie danych pocztą elektroniczną.
10. Przechowywanie dokumentacji związanej z auditem.
W przypadku wygaśnięcia albo rozwiązania umowy, QS przechowuje dokumentację związaną z auditami przez okres 10 lat.
11. Warunki realizacji auditów.
Klient jest upoważniony do otrzymania od QS ZURICH odpowiedniej informacji odnośnie warunków auditu i wydania certyfikatu.
12. Stosowanie certyfikatu oraz logotypów QS ZURICH.
Certyfikat oraz logotypy QS ZURICH mogą być eksponowane przez Klienta na następujących zasadach:
· Zarówno certyfikaty jak i logotypy pozostają własnością QS ZURICH
· Logo musi być prezentowane w całości, z uwzględnieniem linii bocznych i kolorystyki. Dobór rozmiaru należy do Klienta, jednakże proporcje i treść muszą zostać zachowane.
· Logo może być używane na papierze firmowym, wizytówkach, materiałach informacyjnych, w katalogach, itp.
· Logo odnoszące się do systemu zarządzania nie może być umieszczane na produktach wytwarzanych przez Klienta, ani też ich opakowaniach, sprawozdaniach technicznych czy certyfikatach wytworzonych przez Klienta.
13. Skargi/zażalenia
W przypadku zaistnienia nieporozumienia pomiędzy klientem a organem certyfikującym, Klient jest zobowiązany do złożenia w przeciągu dwóch tygodni pisemnego zażalenia do rewizora QS ZURICH. QS gwarantuje zachowanie bezstronności. Klient zostanie powiadomiony o dalszym toku postępowaniu ze skargą. Celem zbadania skargi/zażalenia QS jest zobowiązane do przeprowadzenia dodatkowego auditu z krótkim terminem powiadomienia.
W przypadku zaistnienia sporu pomiędzy Klientem i QS ZURICH, Klient jest upoważniony do skierowania pisemnej reklamacji do QS ZURICH AG, które gwarantuje bezstronność w zakresie rozpatrzenia takiej reklamacji. Klient będzie poinformowany o rozstrzygnięciu takiej reklamacji. W celu rozpatrzenia reklamacji, QS ZURICH jest upoważniony do przeprowadzenia dodatkowego auditu u Klienta.
14. Ograniczenie zakresu, zawieszenie, wycofanie certyfikatu
Jeśli jeden lub więcej warunków z punktu 6.2 (Zobowiązania Klienta) nie jest/nie jest już spełniony lub w przypadku niewłaściwego/wprowadzającego w błąd wykorzystania certyfikatów, logo lub odniesień do nich wydanych przez QS, Klient jest ostrzegany na piśmie, że certyfikat jest zawieszony, a wycofanie certyfikatu następuje po upływie odpowiedniego okresu (analogicznie do punktu 7). Z chwilą wycofania certyfikatu wszelkie odniesienia do niego muszą zostać całkowicie zaprzestane. Certyfikat(y) muszą zostać zwrócone, a logotypy QS ZURICH usunięte - najpóźniej w terminie 4 tygodni od otrzymania przez Klienta stosownej informacji. Powyższą procedurę można wdrożyć, ograniczając zakres za pomocą analogicznej procedury i warunków, jeśli stosowane normy/zakres certyfikacji na to pozwalają.
15. Prawo i właściwość sądu.
Umowa pomiędzy QS ZURICH a Klientem w zakresie spraw administracyjnych oraz finansowych podlega polskiemu prawu; sądem właściwym w zakresie tych spraw będzie sąd polski, właściwy dla QS ZURICH. Sprawy merytoryczne dotyczące samej certyfikacji (ze względu na fakt, że opiera się ona na akredytacji szwajcarskiej) podlegać będą rozstrzygnięciom na podstawie prawa szwajcarskiego, a w przypadku wątpliwości lub postępowania sądowego obowiązuje niemiecka wersja ogólnych warunków, zaś sądem właściwym będzie sąd w Szwajcarii, właściwy dla QS ZURICH AG.